As universidades da América Latina estão passando por um processo rápido de transformação digital e de forma irreversível. Cada vez mais, estamos produzindo um grande volume de documentos digitais nas nossas instituições sem a devida atenção à gestão arquivística. A atual inobservância de requisitos para a produção de “bons” documentos digitais pode nos levar a um futuro onde a autenticidade do que está sendo produzido atualmente seja questionada. Outro fator que preocupa os pesquisadores da área é a perda de contexto dos documentos ou, até mesmo, a perda total do documento digital. Os desafios para a presunção de autenticidade e preservação em longo prazo dos documentos digitais são muitos, porém existem normais internacionais de gestão arquivística e preservação digital que norteiam os esforços que devem ser feitos para que se tenha um mínimo de segurança para a produção de documentos digitais em nossas instituições. Este trabalho descreve as ações realizadas na Universidade Federal de Santa Maria para a gestão, preservação e acesso em longo prazo aos documentos arquivísticos digitais. O objetivo é a construção um novo padrão multidisciplinar de transparência e modernização dos atos administrativos com responsabilidade, sustentabilidade e inovação. É apresentado um modelo contendo componentes importantes para presunção de autenticidade e garantia de acessibilidade a gerações futuras. A experiência compartilhada pode ser aproveitada ou servir de inspiração a outras universidades